Proces uzavírání smluv s dodavateli

Smlouvy lze připravovat kompletně elektronicky skrze nový nástroj Xeelo

Zjednodušili jsme vytváření smluv s dodavateli do digitalizované podoby. Tvořte smlouvu přímo v Xeelo.

Proces uzavírání smluv s dodavateli zajišťuje výběr vhodných dodavatelů konkrétních produktů či subdodávek. Součástí procesu je sjednání cen a dostupnosti dodávek zboží u jednotlivých dodavatelů. Správné řízení dodavatelského řetězce vede k zajištění plynulosti obchodů naší společnosti.

Postup procesu

Smlouva před uzavřením musí být dostatečně dobře prověřena z mnoha úhlů pohledu a na přípravě smlouvy se podílí několik lidí, viz role.

Systém Xeelo vytvoří tištěný dokument smlouvy ve formátu PDF a uloží jej k úkolu automaticky

Tištěný dokument smlouvy ve formátu PDF připraví systém automaticky na základě dat, které jste zadali ve formuláři. Dokument bude vytvořen v momentě předání smlouvy zpracovatelem smlouvy do stavu Formální kontrolor - K ověření a dokument je přiložen na záložku Náhled smlouvy.

Role

Zpracovatel smlouvy

Připravuje smlouvu s dodavatelem a nastavuje její parametry.

Formální kontrolor

Kontroluje smlouvy s dodavateli po formální stránce, tedy zda smlouva splňuje všechny náležitosti a obsahuje všechny potřebné informace. Kontroluje, zda je dokument smlouvy dostupný a připravený k podepsání.

Další kontrolor

Zajišťuje kontrolu smluv, které obsahují položky, jež má ve své kompetenci a má se k nim vyjadřovat. Například jakákoliv smlouva na nový počítač či tiskárnu může podléhat schválení některého pracovníka z IT oddělení.

Schvalovatel za oddělení

Schvalovatel za oddělení se vyjadřuje ke smlouvám, které patří konkrétnímu smluvnímu oddělení (pole Smluvní oddělení na objektu Smlouva). Schvalovatelů za oddělení může být více, stačí schválení jednoho odpovědného pracovníka za oddělení, aby smlouva postoupila dál.

Člen výkonné rady

Člen výkonné rady schvaluje smlouvy, jejichž celková hodnota je vyšší než 10 000 Kč.